Para conseguir una buena organización empresarial, se necesita un enfoque estratégico. El método de las 5S puede ayudarte.
Por ello, en este artículo os explicaremos la metodología 5S, muy utilizada por las empresas para alcanzar un control de calidad.
Es muy práctica, porque reparte los esfuerzos en 5 niveles diferentes y trabajar todos los parámetros que los componen, puede tener muchas ventajas para las compañías.
A continuación, leerás sobre que trata la metodología 5S, como ejecutarlo, beneficios de su aplicación, etc.
¡Esperemos que te guste!
¿En qué consiste y como apareció el método de las 5S?
El método 5S está dirigido a organizar empresas, a través de distintos niveles de estructuración.
Por norma general, se busca que la empresa trabaje con los recursos que necesita, mantenga a sus proveedores, que esté siempre limpia y mantenga una buena productividad.
El método 5S surgió en Japón, justo después de finalizar la 2ª Guerra Mundial.
La nación quería levantarse de nuevo y evolucionar económicamente, para convertirse en como la conocemos hoy: una de las mayores potencias a nivel mundial.
Esta metodología empezó a aplicarse en la sociedad japonesa, pero sobre todo en las grandes compañías.
Eran métodos muy rigurosos, ya conocemos a los japoneses…
Desde entonces, los resultados eran solo positivos. Además de tener que lidiar con la situación posterior a la guerra, supieron darle la vuelta y avanzar y progresar, hasta convertirse en lo que son hoy en día.
Es por ello por lo que el método de las 5S está muy relacionado con la cultura japonesa, y sobre todo en lo relacionado con la disciplina.
Es una herramienta de sencilla aplicación, pero de alta eficacia. Se usa para aplicarse en un momento determinado y para alcanzar resultados específicos.
¿Cómo funciona el método de las 5S?
El nombre del método 5S se basa en 5 términos, que constituyen el pilar de esta metodología:
- Seiri (Uso).
- Seiton (Organización).
- Seiso (Limpieza).
- Seiketsu (Normalización).
- Shitsuke (sentido de la disciplina).
Seiri
El sentido del uso es fundamental en las empresas para organizar recursos.
Durante esta etapa, el trabajo se limita a reducir al máximo posible lo que se use: suministros, equipos, personal humano, etc.
El objetivo es reducir el consumo de todo esto, que, a su vez, libera espacio de almacenamiento, consigue ahorro energético, etc.
Todo gira en torno a pensar constantemente si lo que vamos a hacer, realmente lo necesitamos.
Seiton
Nos referimos en este caso al sentido de la organización, un aspecto clave en cualquier compañía.
En este apartado, se busca que el entorno laboral esté bien organizado, para que todos los empleados puedan desempeñar correctamente su trabajo.
Por ello, los armarios, mesas y otros compartimentos deben estar ordenados y presentables.
La organización es fundamental para el éxito de una organización, por lo que Seiton es vital en esta metodología 5S.
Todo debe estar en su sitio, organizando las cosas por nombres y categorías.
Todo debe guardarse en el mismo sitio una vez lo hayamos utilizado.
Seiso
Es el pilar sobre el que descansa el sentido de la limpieza. Para la cultura japonesa, es simplemente cuestión de higiene y que, asimismo, tiene una relación directa con el rendimiento y productividad de los empleados.
Se pretende que la conservación de un entorno de trabajo limpio será tarea de todos y no de la empresa de limpieza que se encargue de ello.
Deben hacer supervisores que controlen a los compañeros de trabajo, enseñándoles las pautas para que la empresa esté limpia.
Sin embargo, Seiso también valora la higiene y apariencia personal.
Seiketsu
El método de las 5S funcionará correctamente si perpetuamos en el tiempo estas ideas, y eso es lo que buscamos a través de Seiketsu.
Seiketsu busca normalizar todos los anteriores pilares en los empleados, para que lo lleven interiorizado en su día a día, no solo a nivel empresarial, sino también personal.
La empresa tiene que tratar rutinas de supervisión y reglas acerca de estos pilares, para comprobar que todo se esté llevando a cabo. Los empleados deben entender la importancia de todo esto.
Shitsuke
Muy ligado a Seiketsu, lo que busca Shitsuke es el sentido de la continuidad.
Su principal enfoque es el de apoyo en que se consiga cumplir el método de las 5S, de modo que se consiga enraizar estas prácticas como cotidianas en las empresas, dando toda la instrucción necesaria para alcanzar buenos resultados.
Comunicados, conferencias, cursos de formación, entre otros recursos, deben ser usados en Shitsuke.
Así, los empleados llegarán a comprender la importancia de esta metodología, y de que nunca se olviden de ella.
No obstante, es importante hacer evaluaciones periódicas para ver cómo evoluciona esta metodología.
De las 5S a las 9S
A las 5S ya conocidas, en ocasiones, algunos expertos añaden otras 4S más para involucrar todavía más al personal en la mejora de la organización para alcanzar la excelencia en la gestión.
Estas son las 4S.
Sheisho
Para conseguir un entorno de trabajo de calidad, se requiere coordinación en objetivos, ritmos y tiempos.
Shikari
Capacidad de una persona para mantenerse firme frente a un objetivo.
Seido
Para conservar el ritmo de trabajo, debe existir un plan con normas específicas que indique a la persona lo que debe realizar.
Shitsukoku
Cumplir con lo pactado.
¿Cuáles son los beneficios de aplicar el método de las 5S en una organización?
El uso de la metodología 5S en una empresa le brinda muchas ventajas, desde la mejora de fidelidad de los empleados hasta el aumento de productividad.
Vamos a ver algunas de ellas en profundidad.
El entorno laboral se vuelve más acogedor
Los trabajadores necesitan de buenos espacios de trabajo para poder desempeñar bien sus funciones y, así, sentirse más comprometidos.
Gracias a los pilares de la organización y la limpieza, el entorno laboral se vuelve más atractivo y mejora la productividad. Todo se hace más simple y con menos esfuerzo.
Todo es más fácil
Una mejor utilización de los recursos, una buena organización del espacio de trabajo, así como una correcta limpieza, hace que las actividades que se desempeñen en la empresa sean más sencillas.
Es de pura lógica: a mejores condiciones laborales, todo se vuelve más fácil, porque no hay impedimentos que dificulten las labores diarias.
Aumento de la productividad
La productividad es un factor fundamental en el uso del método de las 5S.
Con buenos métodos, la compañía puede centrarse en la actividad neurálgica de su negocio, la que le da rentabilidad y beneficios.
Todos los pilares de la metodología 5S están enfocados en conseguir buenos resultados.
Mejora continua
Gracias a Shitsuke y Seiketsu, las mejoras propuestas se aplican a largo plazo.
La supervisión y buen hacer del empleado garantiza que la organización tenga buenos resultados de forma prolongada en el tiempo.
Mayor seguridad
Los empleados necesitan también sentirse seguros para desempeñar correctamente sus funciones.
La compañía, aplicando medidas de seguridad, aleja el miedo de accidentes laborales.
Además de la conservación de un buen estado de salud, aumenta la productividad porque no se tienen preocupaciones en su día a día laboral.
Empresas que hayan aplicado la el método de las 5S
Además de empresas importantes japonesas como Toyota, existen otras grandes empresas del panorama internacional que ya han aplicado el método de las 5S, como, por ejemplo:
- Hewlett Packard
Ha logrado aumentar la eficacia de sus procesos laborales y evitar tiempos muertos de improductividad.
Además, han mejorado su capacidad de almacenamiento como consecuencia de una organización mejor planificada en la que los trabajadores encuentran con mayor facilidad los componentes de fabricación de los productos de la compañía.
- Boeing
Ha logrado disminuir el riesgo de accidentes laborales en la fabricación de aviones, así como incrementar la seguridad durante el desarrollo de las operaciones.
¿Quiénes pueden aplicar el método de las 5S?
La metodología 5S es universal, es decir, puede ser aplicada por toda clase de organizaciones y empresas, ya sea en oficinas o talleres.
A pesar de que a simple vista puedan parecer lugares desordenados y sucios, pueden llegar a ser todo lo contrario: espacios limpios y ordenados.
Ya sean empresas del sector servicios o industrial, toda compañía que desee empezar un camino hacia la mejora puede implementar el método de las 5S.
También puede ser utilizado a nivel particular, en nuestras casas, para conseguir un hogar limpio y ordenado.
Conclusión
Como has podido comprobar, la metodología 5S es una herramienta de sencilla aplicación y grandes resultados.
Sin embargo, exige un seguimiento exigente y liderado por supervisores muy rigurosos, con mente analítica y capacidad de observación. Su éxito se radica en esa exigencia.
Si quieres reducir tiempos muertos y energía en todas las actividades laborales, evitar accidentes y aumentar la moral del trabajador, deberías probar aplicar el método de las 5S.
¿Quién no quiere aumentar la productividad y eficiencia de sus empleados?
